Få styr på rudekuverterne

Brugervurdering: / 1
DårligBedst 

Mange mennesker hader rudekuverter - og med god grund.

Ikke kun indeholder de ofte en regning, for noget man har fået for lang tid siden, eller noget så ukonkret som en forsikring - men ofte giver de også spekulationer, bekymringer og en smule ondt i maven, fordi de ligger uåbnede, gemt langt ned i bunkerne af papirer der vælter ind, og som en almindelig travl børnefamilie har meget svært ved at få håndteret...fordi der altid er noget der er mere pressererne, end en anonym konvolut, som måske, eller måske ikke, indeholder en vital regning.

Problemet er, at i et forsøg på at holde styr på familien, midt i et samfund der tæppebombardere os med information, er faren for at overse de få ekstrem vigtige stykke information, altså temmelig stor. Et barn der hyler, kombineret med rå mængder af reklamer, gratis aviser, informationsbreve fra pengeinstitutter, pensionsselskaber, offentlige myndigheder og forsikringsselskaber er bare en rigtig dårlig cocktail, og i langt de fleste tilfælde, vil den enerverende barnegråd, klart vinde over de voksende papirbunker.

De næste problem indtræder, når lynlåsen til flyverdragten du købte i efteråret går i stykker, og du skal finde kvitteringen - det enste du husker om kvitteringen er,a t den ligger sammen med kvitteringen for skoene, hvor sålen er gået løs - alt sammen kan laves indenfor garanti, men alene den knurrende lyd fra bunken på skrivebordet, får dig til at droppe enhver tanke om at genfinde dine kvitteringer, til trods for du ved, kvitteringer aldrig er røget ud.

Det du mangler er et system. Jeg ved du sikkert allerede har forsøgt med 5 forskellige systemer, der i kampens hede er kollapset totalt, og du endnu en gang sidder med bunker, af uåbnede breve, og en god omgang mavepine.

Den største fejl, ved de fleste systemer er, at de ikke er simple, lavpraktiske og ligeså hurtige som at arkivere brevet eller regningen i "bunken", hvilket gør at de kollapser totalt, når du kommer under den mindste smule stress.

Det her system er solid proof, hvis du holder dig indenfor ganske få og enkle regler. Bryder du reglerne, falder systemet fra hinanden - men som en opmuntring er reglerne nemme at huske, temmelig operative og kan håndtere temmelig store mængder papir kombineret med den travle familie.

Det du behøver er: 1 indbakke, 1 take action bakke, 1 arkiv bakke, 1 ringbind og 5 plasticlommer der kan sidde i ringbindet. Ja - tro det eller ej, en tur i Ikea, køb at et simpelt bakkesystem og et ringbind, kan redde dig fra det totale kaos.

Reglerne er som følger:

Dagligt:

1. Tøm postkassen, og grovsortér brevene. Du kan nemt kende forskel på et brev, og noget reklame. Brevene skal i indbakken, resten kan du gøre med, hvad du vil. Medmindre du bruger reklamerne til at finde tilbud, så overvej at opsig dem, da det er spild af træ og din tid til at sortere.

2. finere sortering Når børnene er lagt i seng, er du nødt til at bruge tid på de breve der er kommer - det kan ikke udskydes, og skal gøres med det samme - men da det stadig er i sorteringsfasen, tager det i gennemsnit mindre end 1 minut pr brev. Et brev kan indeholde 2 ting. 1) information du skal tage action på (eks. en regning, en tandlægetid, information der skal gennemlæses grundigt etc.), så skal det i skuffen med Take Action. 2) En afsluttet sag der enten kan arkiveres i skraldespanden, eller skal gemmes - i sidstnævnte tilfælde kan du smide papiret i arkivbakken, til senere sortering. Det korte af det lange er, at hvert brev skal åbnes, du skal tage stilling til det, og håndtere det - giv dig selv maks 2 minutter pr brev.

Disse 2 rutiner tager i gennemsnit mindre end 5 minutter om dagen, og selv med 5 breve på én dag, kan aktiviteterne klares på under 10 minutter. Til trods for den korte tid, så skal du gøre det dagligt, og dage kan IKKE slåes sammen - du mister overblikket, og indbakken bliver omdannet til endnu en af dine bunker. Som en lille notits, kan du passende smide kvitteringer der skal gemmes i din arkivbakke - håndtering af bakken kommer lidt senere.

Ugentligt:

1. èn fast dag om ugen, må du sætte dig ned og gennemgå din Take Action-bakke. Indeholder den regninger skal de håndteres med det samme. Din netbank kan sagtens tage imod en regning idag, og først lave selve transaktionen om 14 dage. Alt hvad der skal håndteres, må du håndtere denne dag, regninger skal betales, breve skal besvares, information skal gennemlæses, aftaler skal skrives i kalender etc. Når et brev er håndteret, bliver den proppet i din arkivbakke. Når en regning er betalt, tag en kuglepen, skriv betalt på regningen, og smid den i din arkivbakke. Er det information eller papir der ikke giver mening at gemme - smid det endelig ud.

Igen er det rigtig rigtig vigtigt, at du gør denne manøvre én gang om ugen. Det er en god ide med en fast dag, så du ikke glemmer det. Husk, at arkivere en regning i en indbakke, løser ikke problemet - først når den er håndteret,  kan du slappe af.

De fleste kan klare en uges post på under 1 time, og hvis din ægtefælle hjælper til, kan i faktisk få en hggelig aften ud af denne gennemgang.

Månedligt:

Blot én gang om måneden, tager du fat i din arkivboks. Alle afsluttede sager ligger her, og bør blive sorteret. Tager du et ringbind skrivver årstal på, og putter 5-6 plastmapper ind i ringbindet, bør dette faktisk være temmelig hurtigt.

Et par foreslag til mapper du kan sortere i er: Kvitteringer, bank, forsikringer, pension, børnehave, sport.

Hold dig nede på ganske få mapper, så din sortering kan gøres hurtigt og effektivt. Husk på, at det er de færreste stykker papir du nogensinde kommer til at få brug for. Så prop alle vigtige kvitteringer i én plastmappe, istedet for at have 8 forskeliige plastmapper til de forskellige typer kvitteringer.

 

Det er i princippet nogle meget enkelte regler, og metoder - men forsøg dig med dem et par måneder, ret det lidt til, så det giver mening for dig, og nyd den ro du får, når der er styr på dine papirer og regninger.

Får du dette system til at virke, kan du begynde at smide ToDo-noter til dig selv, som du smider i Take Action-skuffen, på den måde sikrer du dig, at en opgave du lige kommer i tanke om, mens du er på arbejde, ikke fylder din hverdag ud, stresser dig og dukker op til ovefladen, men er nedfældet så du ikke behøver bruge energi på at huske opgaven, og nå de ligger i TakeAction-bakken ved du, den vil blive behandlet.

Kommentar (0)
Skriv kommentar
Your Contact Details:
Kommentar:
[b] [i] [u] [url] [quote] [code] [img]   
:D:):(:0:shock::confused:8):lol::x:P:oops::cry:
:evil::twisted::roll::wink::!::?::idea::arrow:
Security
Skriv venligst koden som du kan se i billedet.